Å administrere innboksen din kan være en skremmende oppgave i disse dager. Fra de viktige e-postene du må se til de som bare kommer i veien, kan det være slitsomt å organisere alt for å se hva du vil se.
Hvis du bruker Mail-appen på Mac-en din, kan du sette opp e-postregler som hjelper deg med å administrere det hele. Direkte e-postmeldinger når de ankommer, merk dem slik at de er lettere å oppdage og rydde opp innboksen din, her er hvordan.
Få tilgang til Mail-appreglene
Med din Post app åpen, følg disse trinnene for å få tilgang til regler område.
1) Klikk Post fra menyen og velg Preferanser.
2) Klikk på i vinduet som åpnes regler.
3) Alle regler du har satt opp vises. Klikk på for å opprette en ny Legg til regel.
Opprett en postregel
Etter at du har klikket Legg til regel, en boks vises med forskjellige alternativer for typen regel du vil opprette. Begynn med å beskrive regelen din, eller bare gi den et navn som gir mening for deg. Deretter fortsetter du å konfigurere den.
Sett opp betingelsene
Den neste delen er der du setter opp betingelsene for den innkommende e-posten. Etter ordet Hvis, velg enten Noen eller Alle fra nedtrekksboksen. Spør deg selv, vil du at enhver betingelse du oppgir skal være oppfylt, eller alle av dem?
Etter det setter du opp vilkårene for å oppfylle, og du har mange alternativer å velge mellom. Den første boksen er for e-postene som kommer inn og hvordan du kan identifisere dem. Så velg mellom valg som:
- Hvem e-posten kommer fra, hvem som er kopiert, eller hva som er i emnelinjen
- Datoen sendt eller mottatt
- Hvis avsenderen er i kontaktene dine eller ikke, er en VIP, eller er medlem av en gruppe
- Hvis e-postprioriteten er høy, normal eller lav
- E-postadressen inneholder en viss type vedlegg
Avhengig av alternativet du velger, vil du se forskjellige alternativer. For eksempel, Avsender er i kontaktene mine, Prioritet, eller Melding er søppelpost ikke tilby noen ytterligere betingelser å sette opp. Men andre ber om ytterligere betingelser. For eksempel, Vedleggstype ber deg velge fra en liste og dato sendt eller mottatt ber deg om e-postalderen.
Du må kanskje bestemme hva meldingen skal inneholde, ikke inneholde, begynner med, slutter med, eller er lik. Følg det ved å legge inn tekst i den tredje boksen. Så du kan legge inn noe som "Fra inneholder ordet Apple" eller "Emnet inneholder ordet salg".
Sett opp handlingene
Etter at du har satt opp vilkårene for den innkommende e-posten, bestemmer du hvilke handlinger som skal gjøres. Velg mellom alternativer som:
- Flytt meldingen til en annen postkasse eller mappe
- Angi fargen på meldingen
- Svar på eller videresend meldingen automatisk
- Slett meldingen
- Merk meldingen som lest
Akkurat som med forholdene du har satt opp, kan handlingene be om mer informasjon. Hvis du velger Flytt melding, Du må velge postkasse og mappe. Eller, hvis du velger Angi farge på melding, må du velge farge og om den skal gjelde bakgrunnen eller teksten.
Når du har angitt beskrivelse, betingelser og handlinger, klikker du OK og din nye regel er klar til å gå. Du vil da se den i listen over regler i Innstillinger-boksen.
Hvis du noen gang vil endre en regel, velger du den og klikker Redigere. Du kan også klikke Duplisere å kopiere en regel og deretter gjøre små endringer eller Fjerne en regel du ikke lenger trenger.
Eksempelregler
Er du usikker på hvordan disse reglene kan hjelpe deg? Her er noen eksempler.
- Flytt meldinger fra sjefen din til arbeidsmappen.
- Motta varsler når du får meldinger fra moren din.
- Flagg og svar automatisk på meldinger merket med høy prioritet.
- Slett meldinger automatisk med visse ord i emnet.
- Spill av en lyd når e-postmeldinger med medievedlegg kommer.
Som du kan se, kan regler ikke bare hjelpe deg med å organisere innboksen din ved å flytte eller slette meldinger, men også motta varsler for viktige eller automatisk flagge meldinger som gjør dem enklere å oppdage.
I tillegg kan du sette opp mer enn ett sett med betingelser og handlinger for en melding ved å bruke plustegnene i disse seksjonene for å legge til mer.
Regler for postregler!
Det tar ikke lang tid å sette opp regler i Mail-appen, og når du gjør det, kan du bruke dem til å organisere innboksen uten å løfte en annen finger. Er du klar til å begynne å sette opp noen regler? La oss få vite hvilke du oppretter som hjelper deg mest.
Og se på hvordan du filtrerer e-post på iPhone og iPad eller hvordan du jobber med e-postregler i Gmail.
